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Workflow · onboarding

Onboarding del Cliente

WORKFLOW · Onboarding

De contrato firmado a primer entregable visible

Tiempo objetivo: 7 días end-to-end Agentes principales: ATLAS-ONBOARD + departamentos del proyecto Skill base: skill-onboarding-cliente

DIAGRAMA DE FLUJO

[Contrato firmado + primer pago confirmado]
    ↓
H+0 · Mensaje WhatsApp bienvenida
H+0 · Crear estructura clientes/[slug]/
H+0 · Crear Notion del cliente
H+4 · Asignar equipo interno (HIVE-TASKS)
H+24 · Kickoff agendado (Cal.com)
H+24 · Brief detallado enviado al cliente
H+48 · Brief recibido y procesado
H+48 · Plan v1 elaborado
H+72 · Kickoff call (60 min)
H+96 · Minuta + plan v1 actualizado
D+5 · NPS de onboarding (CSAT 1-10)
D+7 · Primer entregable visible al cliente

PASOS DETALLADOS (Ver skill-onboarding-cliente.md para detalle completo)

Pre-requisitos (si NO se cumplen, NO empezar)

  • ✅ Contrato firmado por ambas partes
  • ✅ Primer pago confirmado (ORACLE)

H+0 a H+4

  1. WhatsApp de bienvenida personalizado (no genérico)
  2. Crear clientes/[slug]/ desde template
  3. Crear Notion del cliente y compartirlo
  4. Asignar owner interno + agentes activos + freelancers (HIVE)

H+4 a H+24

  1. Agendar kickoff via Cal.com (próximos 5 días laborales)
  2. Enviar formulario de brief detallado (Typeform Pro/JotForm/Google Form según tier)

H+24 a H+48

  1. Procesar respuestas del brief
  2. Distribuir contexto a agentes (APOLLO · NEXUS · LEX según aplique)
  3. Preparar plan v1 (Gantt en Airtable)

H+48 a H+72 (KICKOFF)

  1. Kickoff call de 60 min (estructura en skill)
  2. Validación bilateral del plan v1

H+72 a H+96

  1. Minuta del kickoff enviada
  2. Plan v1 actualizado con cambios de la call
  3. Status semanal recurrente agendado (default lunes 10 AM)

D+5

  1. NPS del onboarding (Google Form / Typeform → Airtable)
  2. Si NPS <8: llamada del owner para entender gap

D+7

  1. Primer entregable visible (puede ser mockup, primer flow, primera campaña preparada)
  2. Loom del entregable explicando qué se hizo
  3. Notion del cliente actualizado

ESTRUCTURA QUE SE CREA EN clientes/[slug]/

clientes/[slug]/
├── briefing.md          ← respuestas del brief detallado
├── propuesta.md         ← copy de la propuesta firmada
├── contrato.md          ← link al PDF firmado en Drive
├── proyecto.md          ← plan v1 + actualizaciones · vivo
├── reportes/            ← reportes semanales y mensuales
├── assets/              ← logos, fotos, marca del cliente
└── automatizaciones/    ← documentación de cada flow Make

CHECKLIST DE CIERRE DE ONBOARDING (D+7)

  • ✅ Cliente tiene acceso a Notion · Drive · Airtable (read)
  • ✅ Plan v1 firmado / aprobado por cliente
  • ✅ Status semanal recurrente en ambos calendarios
  • ✅ Canales de comunicación definidos:
    • WhatsApp grupo (con bot ECHO)
    • Email para formal
    • Notion para documentación
    • Status semanal para review
  • ✅ Primer entregable visible D+7
  • ✅ NPS del onboarding capturado
  • ✅ Lead time hasta primer reporte definido (default D+14)

KPIs DEL WORKFLOW

KPIObjetivo
Brief enviado en<H+24
Brief recibido del cliente en<H+72
Kickoff agendado en<H+24
Kickoff realizado en<H+72
Primer entregable visible en<D+7
NPS del onboarding>8

ALERTAS

  • Brief no recibido del cliente en 5 días: llamada directa del owner (no email)
  • Kickoff no agendado en 5 días: congelar inicio del cronograma + escalar a HERMES
  • NPS del onboarding <7: llamada urgente · postmortem · plan de recuperación
  • Cliente cambia de mind post-firma: activar LEX para orden de cambio · NO empezar build hasta clarificar

REGLAS INQUEBRANTABLES

  • Nunca empezar onboarding sin contrato + primer pago.
  • Nunca dejar al cliente >24h sin contacto en primera semana.
  • Nunca kickoff sin brief recibido y procesado.
  • Nunca prometer en kickoff lo que no está en propuesta firmada.
  • Siempre primer hito visible <D+7.
  • Siempre Loom personalizado de bienvenida + del primer entregable.
  • Siempre todo documentado en Notion del cliente desde día 1.