WORKFLOW · Nuevo Cliente

De lead entrante a contrato firmado y primer pago

Tiempo objetivo end-to-end: 7-21 días según tier Agentes principales: ARES → HERMES → ORACLE → LEX → ATLAS

DIAGRAMA DE FLUJO

[Lead entra]
    ↓
ARES o canal orgánico
    ↓
HERMES-WA (primera respuesta <10 min)
    ↓
HERMES-QUALIFY (skill-cualificar-lead, score 1-10)
    ↓
    ├─ Score ≤3 → email cortés · archivar
    ├─ Score 4-5 → HERMES-FOLLOW (nurturing automatizado)
    └─ Score ≥6 → CONTINUAR ↓
    ↓
Llamada de descubrimiento (humano · HERMES-CLOSE prepara brief)
    ↓
ORACLE-PRICE (skill-calcular-precio)
    ↓
LEX-PROPOSAL (skill-generar-propuesta)
    ↓
PDF enviado · seguimiento HERMES
    ↓
    ├─ NO firma en 21 días → archivar como perdida
    └─ FIRMA → CONTINUAR ↓
    ↓
LEX-CONTRACT (genera contrato definitivo)
    ↓
LEX-SIGN (proceso de firma)
    ↓
Primer pago (Stripe · MercadoPago · Wompi · transferencia)
    ↓
ATLAS-ONBOARD (workflow-onboarding.md)

PASOS DETALLADOS

PASO 1 · Captura del lead

Owner: ARES (si pago) o canal directo (orgánico · referido) Tiempo: instantáneo

• Lead llega vía Meta Ads · Google · WhatsApp · web · referido
• Webhook → Make → Airtable base VENTAS tabla leads
• Trigger automático a HERMES-WA

PASO 2 · Primera respuesta

Owner: HERMES-WA SLA: <10 minutos en horario laboral

Mensaje automático inicial (si fuera de horario):
"Hola [nombre], gracias por escribirnos. Estamos en sesión, 
te respondemos antes de las [hora cierre]. Mientras, ¿quieres 
contarme un poco más sobre tu proyecto?"

Mensaje manual/conversacional (en horario):
"Hola [nombre], soy [persona] de ZENKAI. Vi tu mensaje sobre [tema].
[1 pregunta clarificadora]"

PASO 3 · Cualificación

Owner: HERMES-QUALIFY Skill: skill-cualificar-lead Tiempo: <30 min de la primera respuesta

• Aplicar rúbrica de scoring 1-10
• Generar brief si score ≥6
• Loguear en Airtable con razón

PASO 4 · Llamada de descubrimiento

Owner: Humano (Perfil 1 o Perfil 2 según asignación) Tiempo: 30-45 min · agendada por Cal.com en <72h del primer contacto

Estructura de la llamada:

0-5 min · Romper el hielo · contexto del lead
5-20 min · Descubrimiento
  · ¿Qué te trae? (que cuente con sus palabras)
  · ¿Cómo es hoy? (situación actual)
  · ¿Qué has intentado? (validar que no busca lo gratis)
  · ¿Qué pasa si no resuelves esto? (urgencia real)
  · ¿Cuándo necesitas tener resuelto? (timeline)
  · ¿Cuál es el presupuesto disponible? (validar fit)
20-30 min · Propuesta de valor de ZENKAI (alto nivel, sin precio aún)
30-40 min · Próximos pasos y plazos
40-45 min · Cierre · agendar follow-up de propuesta

Regla: NO dar precio en esta llamada. Decir “te paso la propuesta personalizada en 24-48h”.

PASO 5 · Cotización

Owner: ORACLE-PRICE Skill: skill-calcular-precio Tiempo: <24h post-llamada

• Listar herramientas del proyecto
• Aplicar fórmula (costo trimestral × 2)
• Ajustar por mercado
• Validar margen >60%
• Si margen <60%, escalar a ZEUS

PASO 6 · Generación de propuesta

Owner: LEX-PROPOSAL + APOLLO-TEMPLATE Skill: skill-generar-propuesta Tiempo: <48h post-llamada (puede ser mismo día)

• 8 secciones según skill
• 2 rutas (Eco + Pro · salvo cliente pre-elegido)
• PDF profesional con branding ZENKAI

PASO 7 · Envío de propuesta

Owner: HERMES Tiempo: <48h post-llamada

• Email con resumen ejecutivo + PDF adjunto
• WhatsApp avisando “te envié la propuesta”
• Loguear en Airtable: tabla propuestas · estado “enviada”

PASO 8 · Seguimiento

Owner: HERMES-FOLLOW Cadencia:

• D+3 · “¿pudiste revisar?”
• D+7 · “agendamos llamada para resolver dudas?”
• D+14 · “vence en X días, alguna preocupación?”
• D+21 · “vencida la oferta, podemos extender si me dices algo”

PASO 9 · Decisión del cliente

Si cliente FIRMA:

• HERMES marca propuesta como “aceptada”
• Activar PASO 10

Si cliente RECHAZA:

• Capturar razón en Airtable
• Insumo para análisis de ZEUS y ARES (mejora futura)
• Email cortés · “puerta abierta”

Si cliente NO RESPONDE en 21 días:

• Archivar como “perdida sin razón”
• Activar workflow-recuperar-lead-frio.md en 60 días

PASO 10 · Generación de contrato

Owner: LEX-CONTRACT Tiempo: <24h post-aceptación

• Adaptar template al sector y particularidades del cliente
• Verificar variables [VARIABLE] están todas reemplazadas
• Si sector regulado, escalada a abogado humano antes de firma

PASO 11 · Firma

Owner: LEX-SIGN Tiempo: <72h post-generación

• Plataforma: Docuseal (Eco) · PandaDoc (Pro) · DocuSign (Premium)
• Orden de firma: ZENKAI primero, después cliente
• Recordatorio si cliente no firma en 48h

PASO 12 · Primer pago

Owner: ORACLE Tiempo: <72h post-firma

• Generar factura / link de pago
• Plataformas: Stripe · MercadoPago · Wompi · transferencia bancaria
• NO empezar trabajo hasta confirmar pago

PASO 13 · Handoff a ATLAS

Owner: HERMES → ATLAS Tiempo: mismo día del pago confirmado

• HERMES marca lead como “ganado”
• ATLAS-ONBOARD inicia automáticamente
• Activar workflow-onboarding.md

KPIs DEL WORKFLOW

AUTOMATIZACIONES (Make / n8n)

1. Webhook desde formulario web → Airtable `leads`
2. Trigger Airtable `leads` (nuevo) → WhatsApp Cloud API mensaje inicial
3. Trigger Airtable `leads` (score actualizado) → email a humano si ≥6
4. Cron diario → revisión de seguimiento pendiente · enviar D+3/7/14/21
5. Trigger Airtable `propuestas` (firmada) → generar contrato + enviar a Docuseal
6. Webhook de Docuseal (firmado) → notificar humano + actualizar Airtable
7. Webhook de Stripe (pago confirmado) → activar ATLAS-ONBOARD

ALERTAS Y ESCALADAS

• Lead no respondido en 1h en horario: alerta a humano de guardia
• Propuesta sin respuesta en 14 días: alerta a HERMES (intensificar follow-up)
• Pago no confirmado en 7 días post-firma: alerta a ORACLE + HERMES
• Cliente con score 6-7 que rechaza propuesta 2× consecutivas: review con ZEUS (mismatch en posicionamiento?)